NEO LEGIA NV

1. Inleiding

NEO LEGIA NV, met maatschappelijke zetel te 1030 Schaarbeek, Avenue Jean Jaurès 50, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0897.073.024, hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. We willen in het bijzonder de gegevens van onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, inbreuken, fouten, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

Met deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens willen we u informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

We vragen u deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens aandachtig te lezen, want ze bevat belangrijke informatie over de manier
waarop we uw persoonsgegevens verwerken en waarom we dat doen.

Door uw persoonsgegevens mee te delen, verklaart u uitdrukkelijk dat u kennis hebt genomen van deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens
en aanvaardt u uitdrukkelijk de inhoud ervan en de eigenlijke verwerking.

2. Toepassingsgebied

Deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens heeft betrekking op alle diensten die we leveren en, meer algemeen, op alle activiteiten die we
uitoefenen.

3. Verwerkingsverantwoordelijke en zijn verbintenissen

NEO LEGIA NV, met maatschappelijke zetel te 1030 Schaarbeek, Avenue Jean Jaurès 50, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0897.073.024, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens.

Bij het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens leven we de Belgische wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vanaf de inwerkingtreding ervan op 25 mei 2018.

4. Persoonsgegevens

Afhankelijk van uw activiteiten en de relatie met onze onderneming deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, titel, adres, e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, aangifte van werken ’30bis’) moet u ons mogelijk bijkomende gegevens
bezorgen om uw aanwezigheid te registreren (zoals de gegevens van uw elektronische identiteitskaart of uw Limosa-nummer). Wanneer u onze onderneming liket op sociale media, worden uw persoonsgegevens ook aan ons meegedeeld.

We willen u er vriendelijk op wijzen dat u verantwoordelijk bent voor alle gegevens die u ons bezorgt en dat we rekenen op de juistheid ervan. Als uw gegevens niet langer actueel zijn, vragen we u ons dat onmiddellijk te laten weten.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat we bepaalde diensten niet kunnen aanbieden of niet kunnen samenwerken als u niet instemt met de verzameling en verwerking van die gegevens.

5. Doeleinden van de verwerking en rechtsgrond

5.1 Gegevens van klanten

In het kader van onze diensten en activiteiten verzamelen en verwerken we de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, van hun personeel, medewerkers en aangestelden, en van elke andere nuttige contactpersoon. Deze verwerkingen hebben als doel de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, het
beheer van potentiële en effectieve kopers van vastgoed, de boekhouding en direct-marketingactiviteiten, zoals het versturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de Wet Breyne) en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

We verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, en van hun eventuele (onder)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers en aangestelden, en van elke andere nuttige contactpersoon. Deze verwerkingen hebben als doel de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct-marketingactiviteiten, zoals het versturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de verplichte elektronische
aanwezigheidsregistratie, de aangifte van werken ’30 bis’, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld voor direct marketing). Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in
voorkomend geval ook de gegevens van de elektronische identiteitskaart of het Limosa-nummer verwerkt. Voor direct-marketingactiviteiten via e-mail (zoals nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen) wordt altijd toestemming gevraagd, die op elk moment kan worden ingetrokken.

5.3 Gegevens van het personeel

We verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en onze loonadministratie. Gezien de specifieke aard ervan wordt deze verwerking uitgebreider geregeld in een Gegevensbeschermingsbeleid voor werknemers.

5.4 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken we ook persoonsgegevens van andere personen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospects, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten met experts enz. Deze verwerkingen gebeuren in het belang van onze direct-marketing- en public-relationsactiviteiten. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of, in bepaalde gevallen, de uitvoering van een overeenkomst.

We verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen als een ouder of de wettelijke vertegenwoordiger daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

6. Duur van de verwerking

We bewaren en verwerken persoonsgegevens gedurende de periode die nodig is in functie van de doeleinden van de verwerking en van de (al dan niet contractuele) relatie die we met u hebben.

De gegevens van klanten en van leveranciers of onderaannemers worden in elk geval uit onze systemen verwijderd na een termijn van zeven jaar na het laatste gebruik van die gegevens of na de beëindiging van de overeenkomst of het einde van het project, behalve wat betreft persoonsgegevens die we op grond van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog nodig zijn.

7. Rechten

Overeenkomstig en onder de voorwaarden van de Belgische wetgeving inzake de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
informeren we u dat u over de volgende rechten beschikt:

• Recht van inzage en raadpleging: u hebt het recht om gratis kennis te nemen van de gegevens die we over u bijhouden en na te gaan waarvoor ze worden gebruikt.
• Recht op rectificatie: u hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten rectificeren (verbeteren) en om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
• Recht op gegevenswissing of beperking: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden die in de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn vastgelegd. We kunnen de wissing of beperking weigeren van persoonsgegevens die we nodig hebben voor de nakoming van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, zolang die gegevens nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u hebt het recht de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. U hebt het recht die gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: u hebt het recht om om ernstige en gegronde redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Houd er echter rekening mee dat u geen bezwaar kunt maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die wij nodig hebben om een wettelijke verplichting na te komen, de overeenkomst uit te voeren of ons gerechtvaardigd belang te behartigen, zolang die gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
• Recht om uw toestemming in te trekken: als de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, hebt u het recht die toestemming in te trekken. Die persoonsgegevens worden dan enkel nog verwerkt als wij daarvoor over een andere rechtsgrond beschikken.
• Geautomatiseerde besluitvorming en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet onderworpen zult worden aan volledig geautomatiseerde besluiten.

U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact op te nemen met NEO LEGIA,
e-mail: privacy@neolegia.be.

Wij stellen alles in het werk om uw persoonsgegevens zorgvuldig en rechtmatig te verwerken, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Mocht
u toch van oordeel zijn dat uw rechten niet werden gerespecteerd en dat er binnen onze onderneming geen gehoor wordt gegeven aan uw bezorgdheden, dan staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

• Adres: Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Tel.: 02 274 48 00
• Fax: 02 274 48 35
• E-mail: commission@privacycommission.be

U kunt ook naar de rechter stappen als u van oordeel bent dat u schade lijdt door de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die wij hebben verzameld, worden doorgegeven aan en kunnen worden verwerkt door externe dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, onze interne en externe verkoopagenten, en door de overheid (bijvoorbeeld bij de aangifte van werken “30bis”, de elektronische aanwezigheidsregistratie of de toewijzing van overheidsopdrachten).

Het is mogelijk dat een of meer van de bovengenoemde derden zich buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) bevinden. Persoonsgegevens worden echter alleen doorgegeven aan derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de bovengenoemde dienstverleners of instellingen, evenals de gespecialiseerde dienstverleners die zij aanstellen, zijn verplicht het vertrouwelijke karakter van uw persoonsgegevens te respecteren en mogen die gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze werden verstrekt.

In voorkomend geval kunnen uw persoonsgegevens aan andere derden worden doorgegeven. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij een volledige of gedeeltelijke reorganisatie van onze onderneming, een overdracht van onze activiteiten of een faillissementsaangifte. Het is ook mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een bevel of om aan een bijzondere wettelijke verplichting te voldoen. In dat geval zullen wij ons best doen om u, voor zover mogelijk, vooraf in te lichten over die mededeling aan andere derden. U erkent en begrijpt echter dat dit in bepaalde omstandigheden technisch of commercieel niet altijd haalbaar is, of dat er wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen en ze evenmin ter beschikking stellen van direct-marketingbureaus of soortgelijke dienstverleners, tenzij u daar vooraf mee hebt ingestemd.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens met een voldoende beveiligingsniveau te verwerken en ze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of onopzettelijke mededeling aan derden, evenals tegen elke andere ongeoorloofde verwerking van die gegevens.

NEO LEGIA NV kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor eventuele rechtstreekse of onrechtstreekse schade als gevolg van een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.

10. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens verlenen wij onze werknemers, medewerkers en aangestelden toegang tot die gegevens. Wij waarborgen een vergelijkbaar beschermingsniveau door die werknemers, medewerkers en aangestelden contractuele verplichtingen op te leggen die vergelijkbaar zijn met de verplichtingen die in deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens worden beschreven.

11. Vragen?

Hebt u na het lezen van deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens nog vragen of opmerkingen over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met NEO LEGIA, hetzij per brief naar 1030 Schaarbeek, Jean Jaurèslaan 50, hetzij per e-mail naar privacy@neolegia.be.

Opgemaakt te Schaarbeek op 11 maart 2020

Deze informatienota over de bescherming van persoonsgegevens is in haar huidige vorm geldig tot de volgende wijziging.